Quản lý phạm vi dự án là công việc liên quan đến việc tiến hành xác định những nội dung công việc cần phải thực hiện của dự án và cả những công việc không liên quan đến dự án. Vậy quản lý phạm vi dự án có tác động như thế nào đến thành công của dự án cũng như hiểu thêm về các bước để thực hiện quản lý phạm vi dự án, chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!!!
Những thông tin cần thiết về quản lý phạm vi dự án
Để hiểu thêm về những kiến thức thú vị về quản lý phạm vi dự án, trước tiên chúng ta nên hiểu được khái niệm về phạm vi dự án.
Định nghĩa về phạm vi dự án
Phạm vi dự án được hiểu là một phần trong kế hoạch về các dự án liên quan đến những công việc xác định và ghi lại các danh sách về những mục tiêu cụ thể của dự án, các công việc cụ thể, những nhiệm vụ cũng như những chi tiết về chi phí và thời hạn. Tài liệu về phạm vi của dự án sẽ được gọi là tuyên bố phạm vi của dự án hoặc các điều khoản dùng để đối chiếu, tham chiếu và phục vụ cho việc giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập và phân bổ trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm cũng như tổng hợp các quy trình xác minh và phê duyệt, xác nhận những công việc đã được hoàn thành.
Khái niệm về quản lý phạm vi dự án
Các dự án có phạm vi lớn thường có xu hướng biến đổi khi chúng có những tiến triển. Nếu một dự án đã được xác định là hiệu quả về mặt phạm vi ngay từ đầu, thì việc quản lý và kiểm soát những thay đổi này cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Khi lập hồ sơ đối với phạm vi dự án, các bên có trách nhiệm liên quan phải càng thể hiện cụ thể tốt nhất để tránh vượt ra khỏi phạm vi của dự án (scope creep) – tình huống xảy ra khi một hoặc nhiều thành phần của dự án đã kết thúc đòi hỏi nhiều công việc cùng một lúc, cần nhiều thời gian hoặc sự nỗ lực hơn vì khả năng lên kế hoạch kém hoặc thông tin đã bị sai lệch.
Quản lý phạm vi dự án được hiểu như thế nào?
Quản lý phạm vi dự án, tiếng anh gọi là Project scope management sẽ bao gồm các quy trình và giai đoạn liên quan đến những công việc như thực hiện xác định và tổ chức kiểm soát những cái gì có thể thuộc hoặc không thuộc dự án đó. Điều này sẽ giúp cho đội dự án và những người có liên quan đến dự án sẽ đảm bảo cùng hiểu biết kỹ hơn về sản phẩm cũng như dự án mà họ đang cùng nhau thực hiện tạo ra và sẽ có thể có các hướng đi cụ thể, đề xướng ra các quy trình đúng đắn để thúc đẩy đội dự án tạo ra những sản phẩm tốt nhất, đáp ứng được kỳ vọng như ban đầu.
Quy trình và giai đoạn cụ thể để quản lý phạm vi dự án
- Khởi động trong tiếng anh gọi là Initiating project: Bắt đầu thực hiện một dự án hay chuẩn bị chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án
- Lên kế hoạch phạm vi tiếng anh gọi là Planning: phát triển các tài liệu đã được cung cấp để củng cố nền tảng vững chắc cho các quyết định liên quan đến dự án trong tương lai
- Xác định phạm vi dự án tiếng anh gọi là Definition: chia nhỏ dự án thành các thành phần nhỏ hơn, cụ thể hơn từ các sản phẩm trung gian của dự án thành, điều này sẽ giúp thuận tiện và dễ dàng hơn đối với công việc tổ chức quản lý (trong tiếng anh gọi là work breakdown structure-WBS).
- Kiểm tra phạm vi của dự án ( tiếng anh gọi là Verification): là việc chúng ta tiến hành hợp thức hóa để chấp nhận về phạm vi dự án
- Kiểm soát phạm vi (tiếng anh gọi là Controlling): thực hiện điều khiển và kiểm soát những thay đổi và những bất cập xảy ra của phạm vi dự án.
Các bước chi tiết và cụ thể về thực hiện quản lý phạm vi dự án
Khởi động dự án để bắt đầu thực hiện quản lý phạm vi dự án
Khởi động dự án: là giai đoạn lên kế hoạch chiến lược và lựa chọn dự án phù hợp
- Trước tiên chúng ta phải có cái nhìn chính xác về bức tranh tổng thể hay có những kế hoạch thật sự phù hợp của tổ chức.
- Lên kế hoạch chiến lược nhằm giúp người quản lý phạm vi dự án có thể xác định cụ thể được những hoạt động dài hạn.
- Dự án thuộc lĩnh vực IT phải hỗ trợ và đồng hành cùng những mục tiêu liên quan đến thương mại, tài chính và cả những chiến lược của đơn vị.
Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án và Xác định phạm vi của dự án
- Đây là quá trình để xây dựng các tài liệu có liên quan nhằm cung cấp nền tảng vững chắc về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi của dự án (scope statement) sẽ bao gồm:
- Bảo vệ dự án ( tiếng anh gọi là project justification)
- Mô tả ngắn gọn và cụ thể về sản phẩm của dự án
- Tổng kết tất cả những sản phẩm dùng để chuyển giao của dự án
- Tuyên bố chính xác về những gì xác định sẽ thành công đối với việc tiến hành thực hiện quản lý phạm vi dự án
- Sau khi đã hoàn thành hay hoàn tất tất cả kế hoạch về xác định phạm vi quản lý dự án, bước tiếp theo cần làm là xác định cụ thể và chi tiết những công việc bằng cách tách thành những công việc nhỏ hơn để có thể dễ dàng quản lý hơn và tránh được những rủi ro.
- Xác định đúng phạm vi quản lý dự án sẽ có những lợi ích sau:
- Giúp cải tiến hơn về sự chính xác của thời gian, chi phí phát sinh, và nguồn tài nguyên cần sử dụng
- Xác định được nền tảng để thực hiện chính xác việc đo hiệu suất vận hành của dự án và điều khiển tốt được dự án
- Giúp truyền đạt rõ ràng những trách nhiệm cụ thể của từng các nhân và mọi người có thể tích cực hơn đối với công việc chung.
Kiểm tra và kiểm soát việc quản lý phạm vi dự án
- Tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt là khá khó đối với một dự án
- Kiểm tra việc thực hiện quản lý phạm vi dự án và giảm thiểu được những thay đổi liên quan đến phạm vi là điều còn khó hơn
- Đã có rất nhiều dự án CNTT phải chịu phải tình trạng và hiện tượng là “phạm vi phình ra” (tiếng anh gọi là scope creep) và kiểm tra phạm vi của dự án tồi.
Với những thông tin về lĩnh vực thực hiện quản lý phạm vi dự án sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích. Chúc bạn sẽ thành công trong cuộc sống.
