Muốn trở thành một người quản lý giỏi, đem đến những hiệu quả và những kỳ vọng ngoài sức mong đợi thì bạn phải hiểu được phạm vi dự án là gì? và biết cách để xác định cụ thể, rõ ràng phạm vi của dự án đó. Và bạn phải đảm bảo, chắc chắn được rằng tất cả các yếu tố có trong dự án đều phải phù hợp với những mục đích và mục tiêu mà bạn mong muốn nhắm đến, chính vì nó sẽ tăng cơ hội thành công cho dự án của bạn. Bài viết hôm nay sẽ chia sẻ đến các bạn những thông tin thiết thực về phạm vi dự án là gì?
Những điều bạn cần biết về phạm vi dự án
Để biết thêm nhiều điều thú vị về phạm vi dự án, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu thêm về khái niệm phạm vi dự án
Định nghĩa về phạm vi dự án
Phạm vi dự án được hiểu là một phần trong kế hoạch về các dự án liên quan đến những công việc xác định và ghi lại các danh sách về những mục tiêu cụ thể của dự án, các công việc cụ thể, những nhiệm vụ cũng như những chi tiết về chi phí và thời hạn. Tài liệu về phạm vi của dự án sẽ được gọi là tuyên bố phạm vi của dự án hoặc các điều khoản dùng để đối chiếu, tham chiếu và phục vụ cho việc giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập và phân bổ trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm cũng như tổng hợp các quy trình xác minh và phê duyệt, xác nhận những công việc đã được hoàn thành.
Các dự án có phạm vi lớn thường có xu hướng biến đổi khi chúng có những tiến triển. Nếu một dự án đã được xác định là hiệu quả về mặt phạm vi ngay từ đầu, thì việc quản lý và kiểm soát những thay đổi này cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Khi lập hồ sơ đối với phạm vi dự án, các bên có trách nhiệm liên quan phải càng thể hiện cụ thể tốt nhất để tránh vượt ra khỏi phạm vi của dự án (scope creep) – tình huống xảy ra khi một hoặc nhiều thành phần của dự án đã kết thúc đòi hỏi nhiều công việc cùng một lúc, cần nhiều thời gian hoặc sự nỗ lực hơn vì khả năng lên kế hoạch kém hoặc thông tin đã bị sai lệch.
Phạm vi dự án có tầm quan trọng như thế nào?
Sau đây bài viết sẽ đề cập đến những lợi ích mà công bố phạm vi của dự án cung cấp cho bất kỳ những tổ chức nào thực hiện dự án đó, nó sẽ:
- Dự án sẽ trình bày rõ những yêu cầu cũng như những đòi hỏi để tất cả các bên có liên quan có thể hiểu những thông tin liên quan;
- Cung cấp những thông tin cần thiết và đầy đủ về một lộ trình mà người quản lý có thể áp dụng để dễ dàng phân công nhiệm vụ và sắp xếp công việc cũng như ngân sách một cách hợp lý nhất;
- Khiến các thành viên trong team tập trung hơn và nỗ lực hơn vào các mục đích chung;
- Ngăn cản những rủi ro của các dự án, đặc biệt là những dự án có quy mô lớn, tính chất thì phức tạp, mở rộng ra ngoài cả phạm vi đã thiết lập trước đó.
Các nhà quản lý phạm vi của dự án thường nhận thấy rằng việc thiết lập những phạm vi hợp lý cho dự án sẽ đảm bảo được sự tập trung và hoàn thành những kết quả theo mong đợi. Phạm vi được xác lập cũng sẽ cung cấp một nền tảng chắc chắn để thực hiện quản lý một dự án nào đó tốt nhất và sẽ đảm bảo được rằng các tiềm năng của nguồn lực không bị lãng phí và chuyển hướng ra khỏi ngoài phạm vi.
Các bước để xác định những phạm vi dự án
Hiểu được khái niệm về phạm vi dự án là gì, chắc chắn các bạn sẽ biết cách xác định phạm vi của một dự án một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là các bước để thực hiện xác định phạm vi của một dự án
Xác định được nhu cầu của dự án đó
Khi bạn xác định cụ thể và rõ ràng nhu cầu của một dự án, bạn sẽ có nhiều khả năng để đặt ra các tiêu chuẩn hợp lý ngay từ đầu.
Trả lời được câu hỏi “cái gì và tại sao” khi bắt đầu thực hiện một dự án sẽ cho phép bạn thiết lập được chính xác các mục tiêu cụ thể. Nó cũng là nền tảng để thực hiện đúng cách những nhiệm vụ.
Xác nhận chính xác những mục tiêu cần đạt được của dự án
Cơ sở cũng như phạm vi của dự án đòi hỏi và yêu cầu các mục tiêu của bạn phải có tính khả thi, được đo lường cụ thể và có thể đạt được nó. Nó phải thiết thực, thực tế và phải được được hoàn thành trong một khung thời gian cố định cụ thể.
Cụ thể – từ này dùng để biểu thị những mục tiêu chính xác và những gì mà dự án mong muốn đạt được. Sự rõ ràng và chính xác sẽ làm giảm các nguy cơ liên quan đến sự mơ hồ,hiểu lầm và dễ dàng hiện thực hóa những mong muốn
Có thể đo lường – Các mục tiêu của dự án phải có tính chính xác, có thể cân đo đong đếm được, không được bay bổng, trừu tượng
Có thể đạt được – Các mục tiêu của bạn đặt ra phải có tính thực tế, khả thi, có thể đạt được, với những nguồn lực và tiềm năng sẵn có
Thực tế – Các mục tiêu bạn mong muốn làm được có dễ trở nên trong thực hiện không, đặc biệt nếu những lúc bạn gặp phải khó khăn, bất cập, những trở ngại này có làm giảm chất lượng, hiệu quả tổng thể của cả kết quả dự án và gây nên những tình trạng khó giải quyết như vượt quá ngân sách hoặc không đạt được yêu cầu về thời gian như mong muốn.
Khung thời gian thật chi tiết – Các mục tiêu về thời gian bạn dự tính dành cho dự án có đủ để đáp ứng không? Đó là câu bạn phải đặt ra trước khi bắt đầu xác nhận phạm vi dự án để có những quyết định về phân bổ thời gian thật hợp lý
Mô tả cụ thể được phạm vi dự án
Bạn là người quản lý dự án, cần phải xác định và rõ ràng được các tính năng cũng như các chức năng cần thiết để đáp ứng được những nhu cầu mong muốn về sản phẩm hoặc dịch vụ.
Sự kỳ vọng và sự tán thành của mọi người
Để đánh giá được một dự án có thành công hay không thì chúng ta phải quan tâm đến sự hài lòng và cảm nhận của người dùng cuối. Liệu chúng đã đủ đáp các ứng kỳ vọng và thỏa mãn của người dùng cuối khiến họ chấp nhận và hài lòng về sản phẩm, dịch vụ hay quy trình thực hiện hay không? Người dùng cuối có thể team nội bộ của bạn hoặc cũng có thể là khách hàng.
Đối với sự thỏa mãn của khách hàng, thì tiêu chí này sẽ bao gồm các yếu tố như giá cả sản phẩm, giá trị và chất lượng mà sản phẩm / dịch vụ đã đem đến, ngoài ra họ cũng quan tâm đến các vấn đề khác như tính sẵn có của sản phẩm, chính sách giao hàng và đổi trả lại.
Xác định được các ràng buộc
Luôn có những khó khăn và trở ngại để đạt được những mong muốn và mục tiêu mà bạn đã đặt ra. Chỉ khi nhận thức được những bất cập và hạn chế của dự án có thể xảy đến bất cứ lúc nào trong quá trình và giai đoạn thực hiện, thì bạn mới có thể giảm thiểu và hạn chế được các vấn đề đó, để có những biện pháp khắc phục những hạn chế đó để đạt được những kết quả của dự án như mình mong đợi.
Hy vọng với những chia sẻ về phạm vi dự án là gì có thể giúp bạn đạt được những thành công trong cuộc sống.
